FAQ - Häufig gestellte Fragen ‚Neues Wirbelsäulen-Register‘

1. Unsere Klinik möchte an dem neuen Wirbelsäulenregister teilnehmen. Können Sie uns Informationen zukommen lassen, wie die Teilnahme initiiert werden kann?

Zur Teilnahme am Deutschen Wirbelsäulenregister müssen Sie Mitglied der Deutschen Wirbelsäulengesellschaft e.V. sein. Um das Onboarding zu starten fordern Sie eine Einladung mit Ihrem Namen, DWG-Mitgliedsnummer, Name des Abteilungsleiters, Abteilungsname und Name des Klinikums an. Anschließend wird der Mitgliedsstatus Ihres Klinikums geprüft und Sie erhalten per E-Mail eine Einladung in das neue Register. Nähere Informationen finden Sie unter dem Punkt ‚Onboarding‘ auf der Internetseite des Cloud-Server Anbieters des neuen Registers

https://www.quentry.com/de/dwg/

1. Was kostet eine Teilnahme am neuen Wirbelsäulenregister?

Die Teilnahme am Register ist für Mitglieder*innen der DWG kostenlos. Für die Bereitstellung der Registersoftware muss einmalig eine Lizenzgebühr von 99€ entrichtet werden.

1. Woher bekommen wir ein Angebot für diese Teilnahme und wie erfolgt die Dateneingabe?

Um Daten sicher an das DWG-Register in Quentry zu melden, benötigen Sie die Meldesoftware ‚Origin Desktop‘. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses können Sie ein Angebot für die Meldesoftware anfordern, welche Sie von Ihrem Klinikum bestätigen lassen. Nun können Sie sich die Meldesoftware herunterladen und von Ihrer IT installieren lassen. Nähere Informationen finden Sie hier

https://www.quentry.com/de/dwg/

1. Wie nehmen wir mit Quentry auf, um den Onboarding-Prozess zu initiieren?

Die Kontaktaufnahme erfolgt durch den Onboarding-Prozess zur Registrierung im neuen Wirbelsäulenregister. Nähere Informationen finden Sie hier

https://www.quentry.com/de/dwg/

1. Können noch Daten in das alte Register System eingegeben werden und werden bereits eingegebene Daten aus der alten Registerstruktur automatisch in das neue System übernommen?

Nein. Eine Dateneingabe in das alte Register und eine automatische Übertragung von Daten aus der alten in die neue Registerstruktur ist aus strukturellen und datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.

1. Durch die Einrichtung des Registers entsteht eine Übergangsphase zwischen der Schließung des alten Registers und Start des neuen Registers, während der nicht alle Patient*innen in das neue System eingegeben werden können. Müssen diese Patient*innen gesammelt und nachträglich eingepflegt werden?

Nein.

1. Welche Form der Dokumentation ist als Nachweis für die Zentrum-Zertifizierung erforderlich, wenn bereits eingegebene Daten nicht in das neue Register übernommen werden und eine Übergangsphase besteht, in der nicht alle Patient*innen eingegeben werden können?

Hinsichtlich der bundesweit noch nicht möglichen Eingabe ins neue Wirbelsäulenregister besteht eine Übergangsfrist vom 01.07.2024 – 31.12.2025, 

in der entweder der letzte Registerauszug aus dem alten Register aus dem Jahr 2023, oder analog zu einer Erstzertifizierung ein Auszug aus dem KIS zum Nachweis der Zahlen erfolgen kann. In diesem Fall, muss die Punkteschwere manuell errechnet werden (s. Richtlinie zur Zentrum-Zertifizierung Version 1.9).

1. Welche Möglichkeiten der Auswertung bestehen?

Über die Register-Homepage https://login.quentry.com/ng-WebPortal/#/login/b/dwg

können Sie sich mit Ihren Login-Daten für das Wirbelsäulenregister in die Quentry Cloud einwählen und die deskriptive Statistik zu den aus Ihrem Zentrum gemeldeten Patient*innen einsehen. Für eine detailliertere Auswertung und/oder der Beantwortung von Forschungsfragestellungen kann nach Anfrage und Bewilligung eine globale und spezifische Bereitstellung der Registerdaten erfolgen, die Ihnen auf Ihre Anfrage hin zugeschnitten und anonymisiert zur Verfügung gestellt werden können. Eine Möglichkeit zum direkten Datenexport, beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle, besteht aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht.

1. Wie bekommen wir die Berichte aus dem Wirbelsäulenregister?

Die Berichte/Statistiken aus dem Register können über Quentry exportiert werden.

1. Jeder Eingriff wird mit einer internen und individuellen Patientennummer des Krankenhausystems und der individuellen KVNR des Patienten gemeldet. Wie sollen Eingriffe gemeldet werden, die bei einem Patienten in 2 verschiedenen Einrichtungen mit unterschiedlicher Patientennummer aber gleicher KVNR durchgeführt werden?

Für jeden Eingriff, der unter einer neuen Patientennummer bei ansonsten gleichbleibender KVNR, Name und Geburtsdatum erfolgt, wird eine separate Meldung angelegt, wodurch eine einrichtungsspezifische Zuordnung möglich ist. Zweiteingriffe innerhalb derselben Einrichtung, bei denen die Patientennummer gleich ist, können dagegen in der Eingabemaske unter der gleichen Patientennummer gebündelt eingegeben werden.